achter de schermen van corona

Het lijkt zo vanzelfsprekend: spatbril op de neus, beschermingspak aan, schoenhoezen om de voeten, handen ontsmetten… Maar daar zit een hele wereld van organisatie achter. Controller John en zijn collega’s staan sinds medio maart op scherp: extra creatief denken en slim inkopen. “Want het is onze taak dat de auto’s kunnen blijven rijden en collega’s ook nu veilig kunnen werken.”

“Het is behelpen en een beetje onwerkelijk, het bijna lege gebouw hier”, gebaart controller John om zich heen aan de Gotenburgweg. Hij en zijn collega’s werken wél op hun kantoor, vanuit huis is het voor hen bijna niet te doen. Al merken ze desondanks de beperkingen: “Dagelijks lopen we er tegenaan dat er ‘buiten’ veel niet doordraait. Dat is lastig, daardoor ligt een aantal projecten nagenoeg stil.” Zo is nu jammer genoeg de vaart uit de voltooiing van de kledinglijn. Gelukkig kon het belangrijkste wel geregeld worden, zeker in het licht van de hygiënemaatregelen: extra schoonmaak van locaties en het extra vaak laten ophalen van was en afval. 

in een roes & direct aan de bak

De eerste weken van de lockdown leefden ze als in een roes, blikt John terug: “Van de ene op de andere dag bleven mensen thuis en golden er allemaal regels ten aanzien van werk en omgang met elkaar. Vanaf dat moment moesten wij direct zorgen dat er extra beschermingsmiddelen voorhanden waren: handschoenen, mondkapjes, beschermingspakken, overschoenen, spatbrillen, desinfectiemiddelen… Dus was sindsdien onze dagelijkse vraag: wat hebben we nodig en waar halen we het vandaan?” Daar begon de continue struintocht, want veel leveranciers konden amper nog iets leveren, voor zover ze überhaupt nog iets in de opslag hadden. “Zo hadden we in het begin een tekort aan desinfectiemiddelen, maar gelukkig konden we bij het UMCG nog 50 doosjes ophalen. Met ander kunst en vliegwerk hebben we nu inmiddels een flinke voorraad.”

zwembadschoenen & skibrillen

Wat beschermingspakken betreft hadden we als organisatie een mazzeltje: “In 2009 hadden we 1.000 pakken besteld, toen vanwege het Sars-virus. Daar hadden we nog zo’n 400 pakketjes van op voorraad, dat heeft ons  door de eerste paar dagen heen geholpen.” Via groothandel Almeva wist het inkoopteam nog 120 beschermingspakketten te regelen, daarna was het een soort wedloop: “We waren met niets anders bezig dan ‘waar halen we nog beschermingsmiddelen vandaan?’. Je moet dan steeds zorgen dat je de eerste bent, dus heel snel denken en handelen.” Dat resulteerde in artikelen die overal en nergens vandaan kwamen: toch nog 2.000 beschermingspakken kunnen regelen bij de één, 500 flesjes desinfectiemiddel bij de ander, zwembadschoenen van internet, net als 100 skibrillen voor collega’s met een bril.

spontane acties

De voorraden stapelden zich snel op: eerst zei John ‘zet maar bij mij op kantoor’, maar binnen een mum van tijd groeide dat uit zijn jasje. Dan maar bij het wagenpark, in de garage. Ruimte zat, zou je denken: “Maar dat liep ook al snel uit de hand, want er kwam steeds meer binnen”, schetst John. “Zelfs particulieren kwamen spontaan spullen brengen. Zoals een dierenarts die mondkapjes overhad: ‘die mogen jullie van mij hebben’. Of een handelaar die vuurwerkbrillen aanbood. Prima! Kocht ik 2.000 vuurwerkbrillen. Kortom: er gebeurde van alles.”
Al die spullen vonden ondertussen hun onderkomen in een net afgetimmerde ruimte in één van de loodsen aan de Gotenburgweg. Ook weer opgelost.

collegialiteit

In de wedloop die dit was, bleek er echter ook ruimte voor collegialiteit: met de RAV’s van Friesland en Drenthe hadden de mensen van het inkoopteam regelmatig even contact: ‘hoe gaat het bij jullie, waar halen jullie alles vandaan?’. “Wanneer één van ons een probleem heeft, sparren we met elkaar”, laat John weten. “We blijven dus samenwerkingspartners en zijn niet opeens concurrenten geworden.”
Het stof is inmiddels wat neergedaald: “Nu zijn we bezig om de voorraad op peil te houden, ook voor het geval het virus op een gegeven moment mogelijk toch weer oplaait. Zodat we op en top voorbereid zijn. In dit vak moet je vooruit kijken.”